Le guide intervenant

La protection sociale

• L’organisation de la Sécurité sociale et la place de l’école dans son institution (schéma Ucanss) : Découvrir
• L’arbre de la Sécu, une vidéo interactive : Jouer 
• COOC – Comprendre les enjeux de la Sécurité sociale : Se former
• MOOC – Protection sociale universelle (international) : Se former
• MOOC – Formation des experts à l’international : Se former
• SécuDoc, le centre de ressources de la Sécurité sociale : Consulter

L’EN3S

• Présentation et historique : Découvrir
• Les missions de l’EN3S : Découvrir
• La convention d’objectifs et de gestion : Consulter  (pour en savoir plus, vous pouvez consulter le document en intégralité)
• Magazine ACTUalité EN3S : Consulter
• Rapports d’activités : Consulter
• Les newsletters : S’abonner
• Organigrammes de l’EN3S : Découvrir
• Réseaux sociaux : LinkedIn , Twitter, Facebook, YouTube

Les formations de l’EN3S

• Cartographie des formations : Consulter
• Découvrez vos interlocuteurs EN3S : Consulter 
• Règlement intérieur des formations : Consulter
• Toutes nos formations professionnelles sont en adéquation avec les compétences attendues dans le nouveau référentiel LeADDers : Consulter
• La démarche Qualiopi de l’EN3S :

L’EN3S est certifiée Qualiopi : cette certification atteste la qualité du processus mis en œuvre des actions concourant au développement des compétences dans le respect des exigences du Référentiel National Qualité. Voir le certificat

Vos engagements :

Relation clients

Vous représentez l’EN3S auprès de nos clients, à ce titre nous comptons sur vous, comme sur chacun de nos collaborateurs, pour : 

• contribuer à la promotion d’une image positive de l’EN3S et de l’Institution ; il est de notre responsabilité commune de démontrer et valoriser notre professionnalisme.
• délivrer une prestation de qualité dans le cadre des objectifs, contenus et modalités arrêtés avec le représentant de l’EN3S ; en tant qu’intervenant, vous vous efforcerez de respecter le cahier des charges de l’action de formation.
• vous tenir à une obligation de réserve sur l’ensemble des sujets concernant l’EN3S, les organismes de Sécurité sociale ou tout thème généralement exclu d’un contexte de formation (positions politiques…).
• vous tenir à une obligation de confidentialité vis-à-vis des tiers pour toute information relative à l’EN3S, aux organismes de Sécurité sociale ou aux personnes en formation.

L’EN3S étant la seule habilitée à négocier avec le client, l’intervenant s’engage à ne pas répondre aux demandes directes du client (pédagogiques ou logistiques) sans accord express de l’Ecole. 

L’intervenant s’engage à ne pas : 

• Démarcher les organismes de Sécurité sociale pour leur proposer une formation ayant un objet similaire à celui qu’il anime pour le compte de l’EN3S (pour les consultants cf.clause anticoncurrentielle du marché en vigueur). 
• Profiter de la mise en relation avec des clients de l’EN3S pour faire la promotion de ses propres actions.

Absence inopinée

Si vous ne pouvez assurer l’animation de la formation pour cause de maladie ou cas de force majeure, vous devez informer sans délai l’assistante de formation référente et le responsable de projets afin que ces derniers puissent engager les actions nécessaires. Pour les intervenants “consultants” vous devez prendre toutes dispositions nécessaires afin d’assurer la poursuite de l’exécution de la prestation et notamment proposer un remplaçant disposant de compétences au moins équivalentes, et communiquer son CV pour validation au responsable de projet. 

Règlement intérieur

Ce document est communiqué aux stagiaires via notre site internet, il est de votre responsabilité de veiller au respect de son application.

Règlement intérieur applicable aux stagiaires :

• Règles sanitaires : Vous devez veiller à ce que les règles sanitaires applicables soient respectées par les stagiaires et adapter les gestes barrières au lieu de formation. Vous devez prendre toutes les mesures d’hygiène en cas d’utilisation de matériel que vous apportez pour la formation : nettoyage systématique du matériel utilisé durant la formation. Des lingettes désinfectantes sont mises à votre disposition. 
• Incendie : Si l’alarme incendie se déclenche, vous devez :
  • vous munir du relevé de présence, qui permettra de vérifier la bonne évacuation de chacun.
  • faire évacuer votre groupe en évitant la panique, conformément au plan d’évacuation présent à chaque étage et chaque salle de cours et aux instructions du responsable d’évacuation.
    Des exercices d’évacuation sont périodiquement effectués, vous devez vous y conformer. 
• Accident/maladie du stagiaire en cours de formation : Vous devez immédiatement prévenir le représentant du site et le gestionnaire de formation référent en cas d’accident ou de maladie d’un stagiaire en cours de formation. La liste des sauveteurs secouristes du travail est consultable à l’accueil du bâtiment, un autocollant est également apposé sur les portes des bureaux des agents.
• Tabagisme et alcoolisme : Conformément à la règlementation en vigueur, l’introduction et la consommation d’alcool dans les locaux de formation sont interdites. Il est interdit de fumer ou de vapoter dans les locaux. Des espaces extérieurs sont réservés aux fumeurs. Veuillez inviter les stagiaires souhaitant fumer ou vapoter à s’y rendre. 
• Discipline : En cas de problème de comportement d’un stagiaire, il vous appartient de lui rappeler les clauses prévues en matière de discipline (cf. règlement intérieur applicable aux stagiaires). Si le problème subsiste, vous devez immédiatement en informer le pilote de formation. 

Dérogation collective d’horaire :

• En cas de demande de dérogation collective, les horaires de formation peuvent être revus à la marge.
• En aucun cas, la formation ne pourra débuter avant 8h30 et se terminer au-delà de 18h.
• Le temps de formation journalier doit respecter les 7 heures par jour (en présentiel) et minimum 6 heures par jour en distanciel de formation contractuelles (hors pauses).

Accès aux locaux

Comment venir ? Découvrez comment accéder à nos locaux : Découvrir

Notre espace formation répond aux normes de sécurité des ERP (Établissement Recevant du Public) et tous nos sites sont accessibles aux personnes à mobilité réduite. Il est cependant nécessaire de se signaler à l’interphone des sites Charcot et Chaize pour bénéficier d’un accompagnement afin d’entrer sur le site. Nos sites sont facilement accessibles en transports en commun et offrent aux alentours des commerces et des services.

Les salles de formation, l’espace d’accueil et les toilettes sont faciles d’accès (ascenseur) et de plein pied. La signalétique est visible et efficace pour le repérage des salles, la circulation et la sécurité.

L’accès aux locaux est autorisé uniquement durant les horaires d’ouverture au public du site. Il convient d’en prendre connaissance et de les rappeler aux stagiaires.

Ces derniers ont uniquement accès aux parties communes et à leur salle de formation.

Durant les heures de formation, les stagiaires ne doivent pas quitter l’enceinte du centre de formation.

L’EN3S décline toute responsabilité en cas de vol. Vous devez déconseiller au stagiaires de laisser des effets personnels dans les salles de formation

Accessibilité en cas de handicap

L’EN3S accorde une importance particulière à l’accueil des personnes en situation de handicap en veillant à s’inscrire dans une démarche d’amélioration de l’accessibilité des formations dispensées et en proposant des solutions adaptées à la situation.
Découvrez les dispositifs mise en place.

Référent Handicap : 
Contacter par email
04 77 81 15 08

Développement durable

L’EN3S est engagée dans une démarche de développement durable et applique une politique d’impression raisonnée. A ce titre, tout support pouvant être transmis et utilisé par voie dématérialisée ne sera pas imprimé sauf dispositions spécifiques dans le cadre d’une adaptabilité individuelle pour compenser une situation particulière (à la demande).

De plus, en accord avec la loi anti-gaspillage du 10 février 2020, aucune bouteille d’eau ne sera fournie aux intervenants et stagiaires. Des fontaines à eau situées à chaque étage de l’Ecole sont en accès libre pour tous les publics de l’Ecole.

Utilisation des moyens matériels

L’EN3S met à votre disposition les moyens matériels suivant : 

• Possibilité de travail collaboratif sur Office 365 de Microsoft (utilisation d’une équipe Teams) pour le suivi des projets menés.
• Des salles de cours équipées de matériels permettant la projection de supports pédagogiques (écran interactif), pour les formations se déroulant dans les locaux de l’EN3S à Saint-Etienne et à Paris. 
• Une plateforme SharePoint permet la mise en ligne de supports pédagogiques pour une consultation via un accès Office 365 Microsoft, utilisée pour les élèves en formation longue. Pour le dépôt de supports, merci de vous rapprocher du responsable de projet EN3S.
• Le digital campus permet d’accéder à des formations en ligne
• Un centre de documentation spécialisé dans le domaine de la protection sociale qui offre un service de recherche documentaire sur mesure : ouvrages de fond, articles d’actualité, ainsi que l’accès à l’ensemble de sa base documentaire. 
• Un tutoriel d’utilisation de la plateforme en ligne Wooclap : tutoriel + lien pour inscription

Le temps de votre intervention, vous êtes responsable du matériel qui vous est confié. Vous devez prévenir un représentant du site en cas de problème. 

Nos salles de formation : 

Nos salles sont équipées d’écrans tactiles (muni d’un clavier et d’une connexion internet) avec une interface Windows10 qui rend possible la diffusion de contenus depuis un ordinateur (connectiques sur les écrans : port USB et cable HDMI). Des visios sont également possibles grâce aux caméras et capteurs son Logitech.

En amont

A transmettre 15 jours ouvrés avant votre intervention au responsable de projets :

• Les éléments pédagogiques demandés (cv actualisé, déroulé pédagogique, références bibliographiques ou lectures préalables à diffuser en amont ). 
• Les éléments logistiques nécessaires (équipement et disposition de la salle).
• Tous les supports qui seront utilisés (support d’animation, exercices et cas pratiques…) pour validation sur :  
  • le fond : pertinence des informations transmises dans le cadre de la formation, de ses objectifs…
  • la forme : respect de la charte graphique de l’EN3S afin d’homogénéiser la présentation des documents pédagogiques. La documentation doit être adaptée aux besoins du plus grand nombre de personnes. Dans cet objectif, certaines consignes doivent être respectées : Consulter les bonnes pratiques de l’accessibilité numérique

Il est important aussi de varier les supports pour faciliter l’accès à la formation ( textes, images, vidéos, schémas, …). Nous vous conseillons d’alléger les contenus, une seule information par page. Utilisez des phrases simples et limiter les mots complexes.

Les supports pourront être fournis au format bureautique en amont de la formation aux participants qui en feront la demande.

> Masque de PowerPoint :

Télécharger

> Fond d’arrière plan pour visioconférence :

Télécharger

Test formation à distance

Mode d’emploi pour se connecter à une formation à distance sur Teams : Consulter

Le Handicap en formation :

Dans le cadre de la certification Qualiopi, l’EN3S s’engage à rendre ses formations accessibles aux personnes en situation de handicap, que ce soit au niveau des bâtiments mais également au niveau pédagogique. Si le cas se présente, l’EN3S sera présente pour vous accompagner dans cette démarche (l’école dispose d’un référent handicap, voir organigramme)

À cette occasion, des aménagements humains, techniques ou organisationnels pourront être mis en œuvre selon les besoins des apprenants.

Nous mettons à votre disposition des MOCC gratuits proposés par l’AGEFIPH pour vous sensibiliser au handicap. Nous vous conseillons vivement de les visionner avant votre intervention auprès de l’EN3S : 

• MOOC Points de repères sur le Handicap
• MOOC Reconnaissance du Handicap
• Document bien accueillir une personne en situation de handicap

N’hésitez pas à vous rapprocher du responsable de projets formation pour toute question sur le sujet.

Horaires de formation 

En ouverture de session (classe virtuelle ou présentiel), vous devez préciser aux stagiaires :

• les horaires tels qu’indiqués sur votre contrat d’intervention et/ou bon de commande.
• les temps de pause (une pause de 15 minutes par demi-journée). Il pourra vous être demandé de fractionner les temps d’apprentissage pour s’adapter aux besoins des apprenants. Le responsable de projet vous en informera en amont de votre préparation.
• que le déjeuner est libre sauf formation en résidentiel. Lorsque le stage se déroule en présentiel, chaque participant dispose de la liste des restaurants des alentours via le guide stagiaires. La pause déjeuner ne doit pas être inférieure à 45 minutes.

Restauration et hébergement

Retrouver la liste des restaurants et hébergements à proximité des deux sites de l’EN3S : Découvrir

Découvrez comment accéder à nos locaux : Découvrir

Retrouvez la liste des restaurants et hébergements à proximité des deux sites de l’EN3S : Découvrir

Accueil : Le 1er jour, vous devez vous présenter sur le lieu de la formation ou vous connecter 30 minutes avant le début de votre intervention. 

• En présentiel, vous contrôlez que l’installation de votre salle est conforme pour assurer pleinement votre animation et que vous disposez bien de tous les supports nécessaires (diaporama, documents en nombre suffisant, feuille d’émargement). Vous vous assurez de la bonne complétude de la feuille d’émargement par demi-journée. En cas de problème que vous ne puissiez résoudre seul (installation de la salle, panne de matériel, mauvais supports…), vous devez vous rapprocher du responsable de la formation à l’EN3S.

Matériel disponible en salle : Découvrir

• En distanciel, vous vous assurez avoir reçu le lien vers le formulaire d’émargement, stagiaires et intervenants doivent attester leur présence. Ce document est indispensable pour justifier la réalisation de la prestation.

Voici la procédure à suivre pour le compléter correctement :

• • Insérer ce lien à chaque début de demi-journée dans la conversation
  • Inviter les participants à émarger par demi-journée.
  • Pour les retardataires, remettre le lien dans la conversation (ceux-ci n’ayant pas accès à l’historique des échanges).
  • Vous devez également émarger et indiquer les absents si vous en avez, la liste des participants vous permettant de les identifier.

L’EN3S met à votre disposition un environnement de travail adapté et conforme à votre demande (matériels, supports…).

Tour de table : Vous réalisez un diagnostic de positionnement (auto-évaluation) des stagiaires vous permettant d’appréhender le niveau de compétences et attendus des participants

Déroulement de la session : Vous animez la formation dans le respect de la demande du responsable de projets 

Tout écart important entre les objectifs de formation, le déroulé pédagogique ou les études de cas prévus et l’animation de la session devront faire l’objet d’une information via le « bilan intervenant », questionnaire que vous allez recevoir à l’issue de votre animation.  

Dans l’hypothèse où le groupe exprimerait un mécontentement relatif aux modalités pédagogiques, vous en aviserez immédiatement le responsable de projets. 

Privilégier une pédagogie interactive et inclusive : s’adapter au niveau des participants, varier les méthodes pédagogiques, faciliter la participation de tous et le partage d’expériences, et vérifier le niveau d’assimilation des participants.

Nous vous rappelons également qu’il est nécessaire d’utiliser un déroulé pédagogique pour chaque formation – ici le modèle à utiliser

Après avoir procédé à une évaluation des acquis à minima sous forme d’un tour de table et d’une évaluation de la satisfaction générale vous : 

• vérifiez que tous les supports prévus ont été transmis aux stagiaires.
• précisez qu’un lien sera adressé à l’issue de la formation afin que les stagiaires remplissent le questionnaire d’évaluation en ligne 
• complétez votre questionnaire intervenant afin de faire connaître votre évaluation personnelle de la formation et toute suggestion ou tout problème que vous pouvez rencontrer dans le cadre de votre intervention. 
• vous rendre disponible pour faire le point sur le déroulement de la formation avec le responsable de projets et, si besoin prendre l’initiative de cet échange en cas d’insatisfaction des stagiaires (en cours de formation, suite au tour de table de fin de formation). 
• vérifiez que l’émargement est complété par demi-journée (participants et intervenant). En cas d’absence d’un stagiaire, vous portez la mention « absent » dans la case correspondante sur la fiche d’émargement.  
• vous transmettez les originaux des fiches d’émargement des présences signée par demi-journée. Si la formation se déroule :
  • sur les sites EN3S Saint-Etienne : vous devez remettre ces documents auprès de l’assistante de formation référente ou au responsable de projets. A défaut, vous devez les remettre à un gestionnaire de formation du site.
  • sur le site EN3S de Paris : vous devez laisser ces documents dans la salle, l’agent d’accueil se chargera de les récupérer
  • en dehors d’un des sites de l’EN3S (chez le client, ou chez un loueur de salles) : Dans un délai de 5 jours ouvré à l’issue de la session de formation, l’original de chaque feuille d’émargement devra être transmis à l’EN3S, par remise en main propre auprès du service prescripteur, soit par voie postale.
  • en distanciel : le lien communiqué par l’EN3S devra être rempli par les stagiaires et intervenants avant chaque début de demi-journée.

Contractualisation de la prestation 

L’EN3S envoie le contrat de prestation ou le bon de commande dans le cadre d’un marché en amont de la formation. Vous êtes tenus de respecter les termes du contrat/marché

Institutionnel

Vous êtes formateur occasionnel (vacataire institutionnel ou externe) :

Votre qualification

L’EN3S procède à votre qualification grâce aux 3 étapes suivantes :

• Etape 1 : Etude de votre demande : formulaire 
• Etape 2 : Entretien : si votre demande répond aux besoin de l’EN3S, un entretien de qualification est planifié afin de confirmer l’adéquation de vos compétences techniques et pédagogiques à nos besoins.
• Etape 3 : En cas de qualification, celle-ci précise les dispositifs et les thématiques sur lesquels vous êtes qualifié et pourrez intervenir pour le compte de l’EN3S.

Espace numérique client

L’EN3S propose à l’intention de ses intervenants institutionnels un portail numérique pour faciliter et dématérialiser les relations administratives avec l’école. Contrat de mission, gestion des transports, transmission des frais de déplacement, tout ceci est accessible via ce compte personnel.

Découvrir l’ENC

Vos rémunérations et remboursements divers

L’EN3S vous a sollicité en tant qu’intervenant vacataire, dont les dispositions sont régies par la règlementation en vigueur (Urssaf) : formateur occasionnel – ainsi que par les différents décrets qui fixent les conditions de prise en charge des interventions au sein de l’école. Votre rémunération est versée chaque fin de mois et dès lors que vos interventions sont effectuées et validées par les services métiers de l’école. L’élaboration et la signature de votre contrat de mission est indispensable pour le déclenchement de vos rémunérations.  

Le service paie de l’école, se charge d’établir votre bulletin de rémunération, celui-ci vous est remis à l’issue de votre/vos interventions ; ainsi que les déclarations sociales auprès des divers organismes. Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu est entré en vigueur le 1er janvier 2019, conformément à l’ordonnance n° 2017-1390 du 22 septembre 2017. Le taux de prélèvement est la seule information transmise à l’employeur par l’administration fiscale, qui reste l’interlocuteur unique du salarié. En cas de questions, il vous faudra contacter directement l’administration fiscale.  

Pour toute question concernant votre bulletin de salaire, vous pouvez vous rapprocher du service paie de l’école.

Modalités de remboursement des frais de déplacement :

> Télécharger les modalités des frais de remboursement

Consultants

Contractualisation

A l’issue de votre intervention, vous pouvez procéder à la remise d’une demande de paiement, après l’admission des prestations dans les conditions prévues au CCAP du marché.

Une facture électronique sera déposée exclusivement sur le portail de facturation Chorus Pro en indiquant les éléments suivants :

• Le n° de Siret : 19421879800016
• Le n° d’engagement juridique (information non obligatoire mais recommandée) = n° de commande
• Le code service : (information facultative) – Ne rien indiquer