24 mars 2021

Comment animer et dynamiser une visioconférence ?

Le confinement du printemps 2020 nous a amené à utiliser massivement la visioconférence. Avec près de 10 mois d’utilisation intensive de ce mode de communication, avons-nous acquis une totale maitrise de cet outil et de sa potentialité ? Que vous soyez simple participant à des réunions Teams, manager à distance ou organisateur d’apéro-visios, vous ignorez peut-être quelques astuces qui pourraient rendre vos visioconférences encore plus efficaces…

Laure-Anne Maisse, responsable de projets à la formation continue de l’EN3S et Céline Michel, consultante et animatrice de formation, ont conçu une formation dédiée à l’animation d’une visioconférence. Elles reviennent sur le constat qui a initié ce projet et le contenu pédagogique de cette formation à venir.

Après un télétravail massif depuis près de 10 mois, ne peut-on pas considérer que nous maîtrisons tous la visio-conférence ?

Laure-Anne Maisse : Tout le monde a été obligé d’utiliser la visioconférence, certains étaient plus expérimentés que d’autres. À la suite de cette généralisation, le constat partagé est qu’il ne suffit pas de parler lors d’une visioconférence pour que son message soit reçu. Il est nécessaire de s’assurer que son message soit bien passé, que chacun ait pu exprimer ses idées et avis sur ce message au sein de la réunion. Au-delà d’être attentif au feedback de ses interlocuteurs, il s’agit d’animer, de dynamiser ses visioconférences. Pour cela il existe des techniques et des outils que tout le monde n’a pas encore découvert et expérimenté. L’atteinte des objectifs d’une visioconférence repose sur une préparation et une animation spécifique à ce média. C’est la raison pour laquelle nous avons créé, avec Céline Michel, cette formation qui propose d’approfondir la maîtrise d’outils qui ont fait irruption dans notre quotidien depuis le début de la crise sanitaire.

Céline, garder l’attention de son auditoire en distanciel relève-t-il de la technique ou du charisme ?

Céline Michel : Quel que soit notre profil relationnel où notre capacité à prendre la parole, en présentiel comme en distanciel, la technique soutient et aide nos aptitudes dans cet exercice. Dans le cas précis de l’animation d’une visioconférence, la technique est fondamentale. Il s’agit notamment de maîtriser les outils mis à disposition aujourd‘hui. Proposer des supports visuels et interagir en temps réel avec ses collaborateurs sont essentiels dans l’adhésion et l’attention des interlocuteurs lors d’échanges distanciels. Tout le monde est en capacité d’animer une visio mais il faut maîtriser certaines astuces pour que cette intervention soit dynamisante. Le but est que les participants soient bien présents, que chacun soit attentif et à l’écoute de ce qui est dit et échangé. Pour cela l’animateur doit s’assurer d’une prise en compte suffisante de la perception de ses interlocuteurs et du partage d’objectifs communs.

Quels sont vos 3 premiers conseils pour animer sa visioconférence ?

Céline Michel : Comme l’évoquait Laure-Anne Maisse, la clé de voute d’une visioconférence réussie est sa préparation. On ne peut pas faire l’impasse d’une préparation méticuleuse d’une réunion ou d’une formation à distance et ce en raison du temps. Aujourd’hui les réunions en visioconférences se calent dans les agendas entre 2 autres réunions ou entre 2 séances de travail, dans un contexte de télétravail à la maison ou de travail en multi-sites. Elles ont donc une durée limitée car il faut garder à l’esprit l’impact de chaque débord de réunion sur l’organisation de travail et l’organisation personnelle de chacun. Ceci qui est encore plus prégnant depuis le début de la crise sanitaire.

Chaque visioconférence a une finalité, il faut donc bien mesurer l’ambition que l’on donne chaque réunion. Parfois, ne sommes-nous pas trop ambitieux sur les points à aborder et à traiter par rapport au temps imparti et à la capacité de concentration de notre auditoire ? Cela implique de maîtriser, de trier les message clés à faire passer lors de la visioconférence.

Le troisième point essentiel est de créer de la relation à distance. Nos nouveaux modes de travail avec l’évolution de la place du télétravail et le développement du travail multisites font que la relation sociale se distend. L’isolement physique peut être perçu et vécu comme tel par des collaborateurs. Il est donc indispensable de créer du lien social lors de l’animation d’échanges à distance, de recréer de la proximité. Cette mise en relation se prépare. Le moment clé est la phase d’accueil qui permet la synchronisation des participants au démarrage des échanges, étape indispensable à l’atteinte des objectifs de la réunion.

> Découvrir la formation « Animer et dynamiser sa visioconférence » qui aura lieu le 2 mars