Le guide intervenant

 

L’EN3S met à disposition de ses intervenants ce guide dans le but de faciliter votre intervention et vos relations avec l’Ecole autant sur le plan pédagogique qu’administratif.

Pour toute autre information, l’EN3S est à votre écoute.

L'environnement

La protection sociale

  • La place de l’école dans son institution (schéma Ucanss) : Découvrir
  • L’arbre de la Sécu, une vidéo interactive : Jouer 
  • COOC – Comprendre les enjeux de la Sécurité sociale : Se former
  • SécuDoc, le centre de ressources de la Sécurité sociale : Consulter

L’EN3S

Les formations de l’EN3S

  • Cartographie des formations et interlocuteurs : Consulter
  • Règlement intérieur des formations : Consulter 
  • La démarche Qualiopi de l’EN3S :

L’EN3S travaille actuellement pour une démarche de certification Qualiopi : cette certification atteste la qualité du processus mis en œuvre des actions concourant au développement des compétences dans le respect des exigences du Référentiel National Qualité.

 

Préparer votre intervention

Vos engagements :

Relation clients

Vous représentez l’EN3S auprès de nos clients, à ce titre nous comptons sur vous, comme sur chacun de nos collaborateurs, pour : 

  • contribuer à la promotion d’une image positive de l’EN3S et de l’Institution ; il est de notre responsabilité commune de démontrer et valoriser notre professionnalisme.
  • délivrer une prestation de qualité dans le cadre des objectifs, contenus et modalités arrêtés avec le représentant de l’EN3S ; en tant qu’intervenant, vous vous efforcerez de respecter le cahier des charges de l’action de formation.
  • vous tenir à une obligation de réserve sur l’ensemble des sujets concernant l’EN3S, les organismes de Sécurité sociale ou tout thème généralement exclu d’un contexte de formation (positions politiques…).
  • vous tenir à une obligation de confidentialité vis-à-vis des tiers pour toute information relative à l’EN3S, aux organismes de Sécurité sociale ou aux personnes en formation.

L’EN3S étant la seule habilitée à négocier avec le client, l’intervenant s’engage à ne pas répondre aux demandes directes du client (pédagogiques ou logistiques) sans accord express de l’Ecole. 

L’intervenant s’engage à ne pas : 

  • Démarcher les organismes de Sécurité sociale pour leur proposer une formation ayant un objet similaire à celui qu’il anime pour le compte de l’EN3S (pour les consultants cf.clause anticoncurrentielle du marché en vigueur). 
  • Profiter de la mise en relation avec des clients de l’EN3S pour faire la promotion de ses propres actions.

Absence inopinée

Si vous ne pouvez assurer l’animation de la formation pour cause de maladie ou cas de force majeure, vous devez informer sans délai l’assistante de formation référente et le responsable de projets afin que ces derniers puissent engager les actions nécessaires. Pour les intervenants “consultants” vous devez prendre toutes dispositions nécessaires afin d’assurer la poursuite de l’exécution de la prestation et notamment proposer un remplaçant disposant de compétences au moins équivalentes, et communiquer son CV pour validation au responsable de projet. 

Règlement intérieur

Ce document est communiqué aux stagiaires via notre site internet, il est de votre responsabilité de veiller au respect de son application.

Règlement intérieur applicable aux stagiaires :

  • Règles sanitaires : Actuellement, les règles en vigueur imposent le port du masque dans nos établissements. Vous devez veiller à ce que les règles sanitaires applicables soient respectées par les stagiaires et adapter les gestes barrières au lieu de formation. Vous devez prendre toutes les mesures d’hygiène en cas d’utilisation de matériel que vous apportez pour la formation : nettoyage systématique du matériel utilisé durant la formation. Des lingettes désinfectantes sont mises à votre disposition. Si au cours de votre formation, un stagiaire ressent des symptômes de toux, de gêne respiratoire, de fébrilité, vous devez prévenir le service organisateur qui fera le lien avec le service RH de l’Ecole qui vous indiquera la procédure à suivre conformément au protocole sanitaire gouvernemental.
  • Incendie : Si l’alarme incendie se déclenche, vous devez :
    • vous munir du relevé de présence, qui permettra de vérifier la bonne évacuation de chacun.
    • faire évacuer votre groupe en évitant la panique, conformément au plan d’évacuation présent à chaque étage et chaque salle de cours et aux instructions du responsable d’évacuation. La liste des agents SST de l’école est consultable à l’accueil. Des autocollants sont apposés sur les portes des sauveteurs pour les identifier.
      Des exercices d’évacuation sont périodiquement effectués, vous devez vous y conformer. 
  • Accident/maladie du stagiaire en cours de formation : Vous devez immédiatement prévenir le représentant du site et le gestionnaire de formation référent en cas d’accident ou de maladie d’un stagiaire en cours de formation. La liste des sauveteurs secouristes du travail est consultable à l’accueil du bâtiment, un autocollant est également apposé sur les portes des bureaux des agents.
  • Tabagisme et alcoolisme : Conformément à la règlementation en vigueur, l’introduction et la consommation d’alcool dans les locaux de formation sont interdites. Il est interdit de fumer ou de vapoter dans les locaux. Des espaces extérieurs sont réservés aux fumeurs. Veuillez inviter les stagiaires souhaitant fumer ou vapoter à s’y rendre. 
  • Discipline : En cas de problème de comportement d’un stagiaire, il vous appartient de lui rappeler les clauses prévues en matière de discipline (cf. règlement intérieur applicable aux stagiaires). Si le problème subsiste, vous devez immédiatement en informer le pilote de formation. 

Dérogation collective d’horaire :

  • En cas de demande de dérogation collective, les horaires de formation peuvent être revus à la marge.
  • En aucun cas, la formation ne pourra débuter avant 8h30 et se terminer au-delà de 18h.
  • Le temps de formation journalier doit respecter les 7 heures de formation contractuelles (hors pauses).

Accès aux locaux

Notre espace de formation répond aux normes de sécurité des Etablissements Recevant du Public et est facilement accessible. Une signalétique a été mise en place pour le repérage des salles de cours, la circulation et la sécurité.

L’accès aux locaux est autorisé uniquement durant les horaires d’ouverture au public du site. Il convient d’en prendre connaissance et de les rappeler aux stagiaires.

Ces derniers ont uniquement accès aux parties communes et à leur salle de formation.

Il est formellement interdit, aux stagiaires et intervenants, de déjeuner dans les locaux de formation sauf si un lieu dédié est prévu à cet effet et mis à votre disposition.

Durant les heures de formation (pauses matin et midi comprises), les stagiaires ne doivent pas quitter l’enceinte du centre de formation.

L’EN3S décline toute responsabilité en cas de vol. Vous devez déconseiller au stagiaires de laisser des effets personnels dans les salles de formation

Développement durable

L’EN3S est engagée dans une démarche de développement durable et applique une politique d’impression raisonnée. A ce titre, tout support pouvant être transmis et utilisé par voie dématérialisée ne sera pas imprimé sauf dispositions spécifiques dans le cadre d’une adaptabilité individuelle pour compenser une situation particulière (à la demande).

De plus, en accord avec la loi anti-gaspillage du 10 février 2020, aucune bouteille d’eau ne sera fournie aux intervenants et stagiaires après l’épuisement du stock actuel. Des fontaines à eau situées à chaque étage de l’Ecole sont en accès libre pour tous les publics de l’Ecole.

Utilisation des moyens matériels

L’EN3S met à votre disposition les moyens matériels suivant : 

  • Une plateforme sous CLAROLINE Connect qui permet la mise en ligne de supports pédagogiques pour une consultation via un accès extranet, utilisée pour les cycles longs de formation. 
  • Possibilité de travail collaboratif sur Office 365 de Microsoft (utilisation d’une équipe Teams) pour le suivi des projets menés.
  • Des salles de cours équipées de matériels permettant la projection de supports pédagogiques (écran interactif), pour les formations se déroulant dans les locaux de l’EN3S à Saint-Etienne et à Paris. 
  • La reprographie des supports de formation non dématérialisables et nécessaires à la réalisation de la formation (exercices, cas pratiques, travaux dirigés…) sous réserve d’un délai d’anticipation (les supports doivent être fournis 15 jours ouvrés avant la 1ère journée de formation).
  • Un centre de documentation spécialisé dans le domaine de la protection sociale qui offre un service de recherche documentaire sur mesure : ouvrages de fond, articles d’actualité, ainsi que l’accès à l’ensemble de sa base documentaire. 

Le temps de votre intervention, vous êtes responsable du matériel qui vous est confié. Vous devez prévenir un représentant du site en cas de problème. 

Découvrez nos salles de formation en images : 

Salle Saint-Étienne

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Déroulement de la formation

En amont

A transmettre 15 jours ouvrés avant votre intervention au responsable de projets :

  • Les éléments pédagogiques demandés (cv actualisé, déroulé pédagogique, références bibliographiques ou lectures préalables à diffuser en amont ). 
  • Tous les supports qui seront utilisés (support d’animation, exercices et cas pratiques…) pour validation sur :  
    • le fond : pertinence des informations transmises dans le cadre de la formation, de ses objectifs…
    • la forme : respect de la charte graphique de l’EN3S afin d’homogénéiser la présentation des documents pédagogiques. La documentation doit être adaptée aux besoins du plus grand nombre de personnes. Dans cet objectif, certaines consignes doivent être respectées :
      • privilégier l’alignement du texte à gauche et ne pas rectifier le texte ;
      • éviter les soulignements, italique, gras, … ;
      • les polices recommandées pour faciliter la lecture sont celles sans empâtement (Arial, Tahoma, Verdana, …) ;
      • la taille du texte doit au moins être de 14 points et les interlignes au moins égales à la taille de l’écriture ;
      • accentuer le contraste entre le fond et la typologie (idéalement caractères noirs sur fond blanc) ;
      • éviter les associations de couleurs (rouge et vert, bleu et violet, jaune et vert …).

Il est important aussi de varier les supports pour faciliter l’accès à la formation ( textes, images, vidéos, schémas, …). Nous vous conseillons d’alléger les contenus, une seule information par page. Utilisez des phrases simples et limiter les mots complexes.

Masque de PowerPoint : Télécharger
Fond d’arrière plan pour visioconférence : Télécharger

  • Les éléments logistiques nécessaires (équipement et disposition de la salle).

Horaires de formation 

En ouverture de session (classe virtuelle ou présentiel), vous devez préciser aux stagiaires :

  • les horaires tels qu’indiqués sur votre contrat d’intervention et/ou bon de commande.
  • les temps de pause (une pause de 15 minutes par demi-journée). Il pourra vous être demandé de fractionner les temps d’apprentissage pour s’adapter aux besoins des apprenants. Le responsable de projet vous en informera en amont de votre préparation.
  • que le déjeuner est libre sauf formation en résidentiel. Lorsque le stage se déroule en présentiel, chaque participant dispose de la liste des restaurants des alentours via le guide stagiaires. La pause déjeuner ne doit pas être inférieure à 45 minutes.

Restauration et hébergement

Retrouver la liste des restaurants et hébergements à proximité des deux sites de l’EN3S : Découvrir

Au cours de votre intervention

Accueil : Le 1er jour, vous devez vous présenter sur le lieu de la formation ou vous connecter 30 minutes avant le début de votre intervention. En fonction des besoins des apprenants, un masque inclusif pourra être mis à votre disposition. Celui-ci facilite la lecture labiale. Nous vous recommanderons dans ce cas de bien vouloir le porter en permanence.

  • En présentiel, vous contrôlez que l’installation de votre salle est conforme pour assurer pleinement votre animation et que vous disposez bien de tous les supports nécessaires (diaporama, documents en nombre suffisant, feuille d’émargement). Vous vous assurez de la bonne complétude de la feuille d’émargement par demi-journée. En cas de problème que vous ne puissiez résoudre seul (installation de la salle, panne de matériel, mauvais supports…), vous devez vous rapprocher d’un représentant du site.

Matériel disponible en salle : Découvrir

  • En distanciel, vous vous assurez avoir reçu le lien vers le formulaire d’émargement, stagiaires et intervenants doivent attester leur présence. Ce document est indispensable pour justifier la réalisation de la prestation.

Voici la procédure à suivre pour le compléter correctement :

    • Insérer ce lien à chaque début de demi-journée dans la conversation
    • Inviter les participants à émarger par demi-journée.
    • Pour les retardataires, remettre le lien dans la conversation (ceux-ci n’ayant pas accès à l’historique des échanges).
    • Vous devez également émarger et indiquer les absents si vous en avez, la liste des participants vous permettant de les identifier.

L’EN3S met à votre disposition un environnement de travail adapté et conforme à votre demande (matériels, supports…).

Tour de table : Vous réalisez un diagnostic de positionnement (auto-évaluation) des stagiaires vous permettant d’appréhender le niveau de compétences et attendus des participants

Déroulement de la session : Vous animez la formation dans le respect de la demande du responsable de projets 

Tout écart important entre les objectifs de formation, le déroulé pédagogique ou les études de cas prévus et l’animation de la session devront faire l’objet d’une information via le « bilan intervenant », questionnaire que vous allez recevoir à l’issue de votre animation.  

Dans l’hypothèse où le groupe exprimerait un mécontentement relatif aux modalités pédagogiques, vous en aviserez immédiatement le responsable de projets. 

Privilégier une pédagogie interactive : s’adapter au niveau des participants, varier les méthodes pédagogiques, faciliter la participation de tous et le partage d’expériences, et vérifier le niveau d’assimilation des participants.

Clôture

Après avoir procédé à une évaluation des acquis à minima sous forme d’un tour de table et d’une évaluation de la satisfaction générale vous : 

  • vérifiez que tous les documents prévus ont été remis aux stagiaires.
  • précisez qu’un lien sera adressé à l’issue de la formation afin que les stagiaires remplissent le questionnaire d’évaluation en ligne 
  • complétez votre bilan intervenant afin de faire connaître votre évaluation personnelle de la formation et toute suggestion ou tout problème que vous pouvez rencontrer dans le cadre de votre intervention. 
  • vous rendre disponible pour faire le point sur le déroulement de la formation avec le responsable de projets et, si besoin prendre l’initiative de cet échange en cas d’insatisfaction des stagiaires (en cours de formation, suite au tour de table de fin de formation). 
  • vérifiez que l’émargement est complété par demi-journée (participants et intervenant). En cas d’absence d’un stagiaire, vous portez la mention « absent » dans la case correspondante sur la fiche d’émargement.  
  • vous transmettez les originaux des fiches d’émargement des présences signée par demi-journée. Si la formation se déroule :
    • sur les sites EN3S Saint-Etienne : vous devez remettre ces documents auprès de l’assistante de formation référente ou au responsable de projets. A défaut, vous devez les remettre à un gestionnaire de formation du site.
    • sur le site EN3S de Paris : vous devez déposer ces documents dans la boite prévue à cet effet vers le bureau de l’agent d’accueil
    • en dehors d’un des sites de l’EN3S (chez le client, ou chez un loueur de salles) : Dans un délai de 5 jours ouvré à l’issue de la session de formation, l’original de chaque feuille d’émargement devra être transmis à l’EN3S, par remise en main propre auprès du service prescripteur, soit par voie postale.
    • en distanciel : le lien communiqué par l’EN3S devra être rempli par les stagiaires et intervenants avant chaque début de demi-journée.
Lors de votre départ de la salle veiller à éteindre l’éclairage des salles, les ordinateurs et écrans.

Gestion de votre contrat

Contractualisation de la prestation 

L’EN3S envoie le contrat de prestation ou le bon de commande dans le cadre d’un marché en amont de la formation. Vous êtes tenus de respecter les termes du contrat/marché

Institutionnel

Vous êtes formateurs occasionnels (vacataires institutionnels ou externes) :

Votre qualification

L’EN3S procède à votre qualification grâce aux 3 étapes suivantes :

  • Etape 1 : Etude de votre demande : formulaire 
  • Etape 2 : Entretien : si votre demande répond aux besoin de l’EN3S, un entretien de qualification est planifié afin de confirmer l’adéquation de vos compétences techniques et pédagogiques à nos besoins.
  • Etape 3 : En cas de qualification, celle-ci précise les dispositifs et les thématiques sur lesquels vous êtes qualifié et pourrez intervenir pour le compte de l’EN3S.

Vos rémunérations et remboursements divers

L’EN3S vous a sollicité en tant qu’intervenant vacataire, dont les dispositions sont régies par la règlementation en vigueur (Urssaf) : formateur occasionnel – ainsi que par les différents décrets qui fixent les conditions de prise en charge des interventions au sein de l’école. Votre rémunération est versée chaque fin de mois et dès lors que vos interventions sont effectuées et validées par les services métiers de l’école. L’élaboration et la signature de votre contrat de mission est indispensable pour le déclenchement de vos rémunérations 

Le service paie de l’école, se charge d’établir votre bulletin de rémunération, celui-ci vous est remis à l’issue de votre/vos interventions ; ainsi que les déclarations sociales auprès des divers organismes. Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu est entré en vigueur le 1er janvier 2019, conformément à l’ordonnance n° 2017-1390 du 22 septembre 2017Le taux de prélèvement est la seule information transmise à l’employeur par l’administration fiscale, qui reste l’interlocuteur unique du salarié. En cas de questions, il vous faudra contacter directement l’administration fiscale.  

Pour toute question concernant votre bulletin de salaire, vous pouvez vous rapprocher du service paie de l’école.  

Consultants

Contractualisation

Pour les prestataires : le bon de commande est à retourner signé au gestionnaire formation référent, et accompagné le cas échéant de toutes pièces nécessaires au traitement et au suivi administratif de votre intervention.