15 juillet 2024

Qualiopi : L’Ecole au service de la qualité !

Depuis le 1^er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés. La certification s’applique à l’EN3S : l’ensemble des formations dispensées par l’école doit donc respecter les exigence Qualiopi.

Retour sur l’audit de renouvellement de cette certification qui a eu lieu du 17 au 19 juin 2024, avec Delphine Dauphin, manager réseaux et projets et Ambre Dumas, adjointe de la direction de la Formation Continue.

Comment l’EN3S a abordé le processus de certification Qualiopi, notamment en ce qui concerne la préparation et la mise en conformité ?

Delphine Dauphin : Ce qu’il faut savoir, c’est que l’EN3S était déjà certifiée, et que le cycle de certification dure 3 ans. L’idée de ce renouvellement est vraiment de montrer que nous nous maintenons au niveau qui est exigé par Qualiopi, voire que nous nous améliorons puisque certaines exigences augmentent. Pour évoquer la préparation, avant l’audit initial en 2021, nous avions réalisé un audit à blanc afin d’identifier l’ensemble de nos forces mais également nos faiblesses pour savoir où nous devions agir. Pour cet audit, c’est différent, nous avons 3 ans d’expérience. Concrètement, la certification est un processus qui est pérenne : on ne se réveille pas un mois avant l’audit pour mettre en place des actions. À la suite de chaque audit, chaque point qui doit être amélioré fait l’objet d’un plan d’action, c’est une démarche de fond. Ensuite, quand le nouvel audit arrive, on essaie de se dire : « comment mettre en évidence tous ces points d’amélioration ? Comment prouver que l’on respecte bien les exigences ? ».

Ambre Dumas : Côté métier, c’est l’occasion de prendre du recul sur l’activité quotidienne, un moment où l’on réinterroge chaque étape de nos processus, favorise les échanges et stimule l’intelligence collective. Nous fédérons les équipes autour d’un objectif commun : la qualité de nos formations.

Par ailleurs, c’est un véritable atout pour faciliter l’intégration des nouveaux employés, leur permettre de découvrir les processus métier, et donner du sens à l’ensemble des collaborateurs.

Quel bilan tirer de l’audit Qualiopi réalisé, et quelles sont les principales améliorations ou ajustements qui ont été identifiés et mis en place à la suite de cet audit ?

Delphine Dauphin : Le premier audit nous avait permis de nous lancer sur deux grandes voies : il s’agit, pour la première, de l’harmonisation de nos pratiques entre les différents services, à savoir la formation initiale, la formation continue et les relations internationales. Avant, nous avions tendance à réfléchir par service. Aujourd’hui, on essaie de réfléchir sur le type de formation en question, ce qui constitue un véritable travail de fond. L’accessibilité handicap est également un élément important de la certification Qualiopi qui nous a conduit à mener de grands chantiers comme actuellement la réfection du sas d’entrée, celle de nos sites Internet ou encore l’aménagement de certains logements proposés par l’EN3S.

Un autre point qui est ressorti, sur lequel nous allons devoir travailler, c’est la structuration de notre veille car il existe des exigences dans ce domaine que ce soit la connaissance de l’environnement dans lequel nous évoluons, les métiers auxquels nous formons, les outils et méthodes pédagogiques, la législation etc. Aujourd’hui, cette veille existe mais est un peu dispersée, l’idée est de la structurer, de favoriser son partage et là encore d’agir de concert dans les différentes directions.

Le retour de la formation :

Quels sont les principaux changements et améliorations apportés par la direction de la Formation continue à la suite de l’audit Qualiopi, notamment en ce qui concerne l’automatisation des pratiques et des process ?

Ambre Dumas : La préparation et la réalisation de l’audit Qualiopi ont mis en lumière des sujets que nous avions déjà identifiés, mais cela nous a permis de les prioriser et de consacrer les ressources adéquates. L’objectif est d’améliorer et de fluidifier la relation client en recherchant des solutions techniques interconnectées à nos logiciels métiers :

• Émargement en Ligne et CRM Intégré : nous avons la volonté de moderniser l’émargement en ligne pour toutes nos formations, y compris celles en présentiel. En intégrant ce système à notre CRM interne, nous pourrions automatiser l’envoi des attestations de présence et/ou de formation. Cela représente un gain de service significatif pour les stagiaires et les services RH.

• Simplification et Automatisation des questionnaires à 360° : la simplification et l’automatisation de nos nombreux questionnaires (positionnement, évolution des compétences, satisfaction des stagiaires, organismes intervenants, etc.) constituent une autre priorité. Cette démarche vise à améliorer notre qualité en permettant une collecte de données plus efficace et moins contraignante, tant en interne que pour les différents acteurs. L’objectif est de poursuivre une analyse plus approfondie, contribuant ainsi à l’amélioration continue de nos formations.

Nous mettons ici l’accent sur l’amélioration de nos process, mais cette démarche et ces initiatives reflètent notre engagement de fond à offrir un service de formation de haute qualité, en phase avec les exigences actuelles et futures de notre réseau.