26 février 2021

Animer et dynamiser sa visioconférence : retour sur la session test

Il y a un an, la visioconférence était un outil en plein essor car on voyait en lui un levier dans la politique de développement durable des organismes. Dans la perception de l’époque, il devait permettre de limiter les déplacements, mais aussi de mieux concilier  vie professionnelle et vie personnelle en rendant plus simple et efficace le télétravail.

La crise sanitaire a changé la donne. Les outils de visioconférence se sont imposés massivement et durablement. Perçus dans un premier temps comme une « solution », ces outils sont parfois vécu comme une source d’«épuisement mental».

Afin d’atténuer les travers inhérents aux outils du distanciel et d’en tirer tous les potentiels, l’EN3S déploie des formations spécifiques au management distanciel et hybride. La nouvelle formation « Animer et dynamiser sa visioconférence » met en œuvre des techniques d’animation interactives  pour des visioconférences permettant ainsi de conserver l’attention de ses interlocuteurs.

Le 22 janvier dernier, plusieurs représentants de caisses nationales ont été invités à participer à une session test pour valider et ajuster le contenu de cette nouvelle formation aux besoins des réseaux.

Virginie Charles-Bray, Directrice Avenir Responsable et Carrières Dirigeantes à la Cnav, a pris part à cette expérimentation et nous livre ses premières impressions.

Comment au sein du réseau vieillesse les outils distanciels ont-ils été utilisés ?

L’engagement de la Branche dans le développement du télétravail et des outils collaboratifs en amont de la crise sanitaire a clairement constitué un point d’appui. Il n’en reste pas moins vrai que le déploiement massif, inédit du travail à distance a constitué un challenge. La mobilisation de tous, l’adaptation des solutions techniques, la mise à disposition progressive de nouveaux équipements ont permis de maintenir le service rendu à nos publics.

La palette des solutions et outils utilisés est large et adaptée aux différents usages. La diffusion des outils digitaux, notamment grâce au choix stratégique de bascule sur Office 365, s’est accélérée. En complément, de nombreux métiers ont été amenés à ajuster leurs pratiques, ainsi visio-recrutement, tests à distance mais aussi enrichissement de la plateforme de digital learning, avec notamment des offres dédiées pour les managers (Manager à distance en temps de crise, Agir sur la motivation de son équipe au quotidien …) ont permis d’être au RDV des besoins en compétences de la Branche.

Les Webinaires et Tchats ont par ailleurs été de précieux leviers de communication managériale, quand le réseau social d’entreprise a permis également le partage de conseils et l’échange de pratiques entre pairs.

Après un an d’utilisation massive de ces outils, les managers de votre réseau font-ils remonter des besoins de perfectionnement au management distanciel et plus globalement au travail à distance ?

La multiplicité des outils et canaux disponibles, si elle a été au service des objectifs précédemment évoqués, a aussi montré l’importance d’identifier l’outil, le canal adapté à chaque usage et objectif et d’en penser la complémentarité.

La branche retraite a donc entamé dès le début du second semestre 2020 une démarche de retour d’expérience et de sollicitation des acteurs sur leurs propositions et attentes pour l’avenir. A cet égard, je confirme les besoins exprimés notamment autour des outils collaboratifs, du télétravail et demain probablement d’une plus forte hybridation des modalités de travail entre présentiel et distanciel. Favoriser l’autonomie et simultanément créer les opportunités et les conditions du partage, de la cohésion sont par exemple des sujets qui interrogent l’évolution de la posture managériale et dirigeante.

La communication numérique accroit également le nécessaire développement d’une culture de l’attention, une capacité à capter et interpréter les signaux. Ce besoin rencontre celui de développer des fameux soft skills dont on perçoit tous les enjeux pour accompagner les transformations.

Vous avez suivi une formation suivie la formation « Animer et dynamiser sa visioconférence » proposée par l’EN3S, quelle place et quel impact pourrait avoir cette formation dans l’accompagnement et le renforcement du travail à distance ?

Très concrète, cette formation aborde tout autant des conseils nécessaires au bon déroulement d’une visioconférence qu’une mise en lumière des interactions entre participants. Cette formation rappelle des bonnes pratiques (également valables en présentiel !) mais met aussi en évidence ce qui doit être adapté, tant dans la préparation que dans l’animation, en distanciel. Avoir des clés pour favoriser la participation est le gage d’une réunion efficace, particulièrement à distance. L’expérience récente nous a montré le possible effet tunnel des journées en visio. Apprendre à ne pas seulement transposer l’expérience présentielle derrière un écran mais réinterroger nos pratiques me semble un réel gage d’efficacité mais aussi de qualité de vie au travail, dont les dirigeants et managers doivent être les promoteurs, et ainsi contribuer à construire les modalités de travail et d’interactions de demain.

Proposée au catalogue de la formation professionnelle 2021, la formation « Animer et dynamiser sa visioconférence » peut-être déclinée en intra pour des ajustements aux besoins précis des équipes.