29 septembre 2020

Se former en pleine crise, une priorité ? L’expérience de l’Urssaf Rhône-Alpes.

 

Alors que les organismes de Sécurité sociale réorganisaient leur production avec des équipes très majoritairement en télétravail pour faire face aux demandes d’assurés « fragilisés » par la crise, l’EN3S a fait le choix de développer une offre de formation continue spécifique. En quelques jours, l’équipe de la formation continue a élaboré de nouveaux contenus mais aussi imaginé de nouvelles façons de les faire acquérir en distanciel.

 

Pourtant, consacrer du temps et de l’énergie à la formation lorsque le quotidien consiste à gérer des urgences ne va pas de soi. Après un été de prise de recul sur son vécu professionnel durant le confinement puis le déconfinement, Pierre-Emmanuel Donot, responsable du département formation de l’Urssaf Rhône-Alpes, revient sur les bénéfices et limites des « pauses formation » en pleine gestion de crise.

Afin de s’insérer facilement dans les agendas, l’EN3S a pris le parti de proposer des webinaires ou classes virtuelles. Ces formats courts ont-ils permis de partager des solutions et des pistes d’améliorations concrètes ?

L’organisation des webinaires répondait à un double enjeu :

  • D’une de sensibiliser massivement les collaborateurs à des dispositifs de formation sortant du cadre « habituel » du présentiel. Il s’agissait pour nous de faire une contrainte une opportunité et de donner des clés pour s’adapter à ce télétravail soudain et subit.
  • D’autre part de tenter de renforcer les liens des collaborateurs autour de problématiques partagées. Au niveau de l’Urssaf Rhône Alpes, la collaboration entre le Département Formation et les Ambassadeurs du Digital est, à ce titre, fondamentale pour diffuser sur le fond et la forme, ces nouvelles pratiques.

Les formats courts proposés par l’EN3S nous ont permis de remplir ces objectifs. Le contenu, adapté à notre organisme était un vrai plus compte tenu du contexte et de l’urgence. Il fallait essayer de ne perdre personne en route et ne pas interrompre l’activité quotidienne ce qui justifiait le format court.

La priorité à court terme était de pouvoir déterminer quels outils utiliser et dans quel contexte ce qui aura pu faire naitre une certaine frustration de certains collaborateurs qui auraient voulu aller plus loin. Dans tous les cas de figure, l’expérience est positive.

Les collaborateurs ont-ils eu des réticences à consacrer du temps à la formation dans un quotidien complexe ?

Il n’y a pas eu, à proprement parler de réticences mais plutôt une capacité variable à persévérer malgré les problèmes techniques qui ont pu être rencontrés au démarrage des premières sessions notamment. En fonction du temps dont il dispose et de sa connexion internet, le collaborateur va devoir sortit de sa zone de confort pour appréhender un cadre pédagogique nouveau. D’une certaine manière, le collaborateur s’est trouvé dans l’obligation de se former rapidement pour pouvoir continuer à travailler. Il y a donc eu un bénéfice évident et direct au sens où la mise en application des éléments acquis était quasi immédiate.

Le télétravail testé à grande échelle a bouleversé profondément nos pratiques. Pensez-vous que la formation à distance, testée pendant la crise a vocation à s’ancrer dans vos habitudes ?

Nous sommes encore trop au cœur de la crise pour pouvoir répondre à cette question de manière exhaustive. Les circonstances font que le distanciel va probablement être privilégié dans le cadre de l’élaboration du prochain Plan de Développement des Compétences. Les avantages de la dématérialisation sont indéniables, notamment en termes de souplesse et de réduction des coûts. Toutefois, il faut que le cadre de l’apprentissage à distance soit clairement établi et n’altère ni la qualité du travail du collaborateur ni son équilibre vie privée/vie professionnelle. Le respect du droit à la déconnexion nous oblige à aborder cette dimension de la formation à distance de la manière la plus éthique qu’il soit.

D’autre part, si l’on se place du point de vue du formateur, la formation à distance rend plus difficile l’interaction avec l’auditoire. Les outils, aussi puissants soient-ils ne remplaceront jamais totalement l’émulation collective qui pourra se créer. Les formateurs comme les participants doivent, plus que jamais faire preuve d’agilité. Enfin, la question de la disparité territoriale se pose et des inégalités en termes de connectivité qui altèrent à des degrés divers l’expérience du participant.

Nos méthodes de travail ont effectivement été modifiées mais un effort important reste à fournir notamment concernant le management d’une équipe à distance car les outils ne font pas tout. C’est de cette capacité à les maîtriser et à interroger en permanence nos pratiques managériales que nous pourrons considérer la transition qui s’aborde comme durable et positive.

 

L’engouement pour les offres webinaires du printemps dernier conforte la potentialité de la formation en distanciel. Toutefois, le présentiel offre des temps d’échanges, formelles et informelles, avec des intervenants et des pairs qui enrichissent la formation. L’École propose ainsi dès cette fin d’année des formations mixtes et repense ses approches pédagogiques afin de briser l’image passive des formations en distanciel, créer une réelle présence même à distance. Au-delà des modalités des parcours de formation, des sujets spécifiques à la période seront proposés tel  Construire une stratégie de pilotage d’activités face à une crise qui perdure.