10 juin 2024

Faire vivre sa démarche processus pour gagner en performance collective !

 

Le programme d’accompagnement à la démarche Système de maîtrise socle (SMS) a été refondu en lien avec la CNAM à travers 3 modules de 2 jours déclinables en présentiel ou distanciel et dont le coût est subrogé à hauteur de 40%.

Ces modules sont dispensés en inter et bien sûr également en intra dans vos organismes.   En intra, dans le cadre d’un entretien préalable avec le référent, il sera possible d’adapter le programme pour construire un module sur mesure.  Raphaël Gaiffe, consultant et pilote du dispositif, revient sur les objectifs et les spécificités de ces 3 modules.

 

Vous avez co-construit cet accompagnement à la démarche processus (système de maîtrise socle) avec la CNAM et l’EN3S autour de trois modules :

Pouvez-vous nous rappeler la philosophie de ce dispositif d’accompagnement ?

Raphaël Gaiffe : En 2022, le dispositif SMI a laissé la place au nouveau SMP-SMS. Il ne s’agissait pas uniquement de changer le nom mais aussi de rénover le système en profondeur pour lui donner un nouveau souffle et aussi pour la CNAM de fixer l’attention sur les processus à forts enjeux de la Branche Maladie. Cette transformation a notamment donné lieu à une évolution de la comitologie nationale / locale, une précision des rôles et responsabilités des acteurs et une mise à jour complète des référentiels nationaux de processus. Dans ce contexte et pour faciliter le portage du nouveau système au sein du réseau, la CNAM a choisi de déployer un dispositif de formations, destiné aux Pilotes de Processus et fonctions d’appui en complément des traditionnelles lettres réseaux chargées d’expliquer les changements et de soutenir la diffusion des RNP. Ce dispositif est opérationnel depuis début 2023 et ouvert à tout pilote et référent en poste dans les organismes du réseau.

 

Au regard de ce programme d’accompagnement SMS au pilotage de la performance (CPAM, DRSM, UGECAM, CGSS, CTI), à quels besoins différenciés répondent les trois modules proposés ?

Raphaël Gaiffe : Les 3 modules, accessibles sous la forme d’un parcours complet ou de manière indépendante et autonome, doivent permettre aux pilotes de processus et fonctions d’appui de se repérer dans l’écosystème SMS, de développer leur rôle et posture adéquate, de piloter et améliorer un processus et de s’approprier des pratiques agiles, innovantes et mobilisatrices.

Le module 1 s’adresse aux pilotes et aux fonctions d’appui qui ont besoin de savoir se repérer dans l’environnement du SMS, s’approprier l’outil RNP (enjeux / contenu / attendus) et les bases du pilotage et de l’amélioration continue des processus.

Le module 2 quant à lui s’adresse aux pilotes de processus et fonctions d’appui nouvellement nommés ou ayant un peu d’expérience qui souhaitent s’approprier les caractéristiques de la performance, garantir la mise en œuvre des attendus du RNP et savoir diagnostiquer la performance de leur processus et/ou simplement confronter leurs pratiques pour optimiser leur rôle. C’est à ce jour le module le plus demandé par les organismes.

Enfin, le module 3 s’adresse aux mêmes cibles que précédemment citées qui souhaitent découvrir de nouvelles méthodes agiles d’animation et de dynamisation des équipes, de résolution de problèmes et de développement de l’intelligence collective au service de la performance. Ce module est très orienté « outils et jeux » dans un formation ludinnovant d’apprentissage par l’expérimentation.

 

Pourriez-vous revenir sur une expérience particulièrement marquante de formation / accompagnement à cette démarche SMS ?

Raphaël Gaiffe : Un sujet revient fréquemment : comment prendre le temps du pilotage des processus ? C’est une vraie question mais souvent pas la principale, ni la première à se poser. La question primordiale, qui fait l’objet de nombreux échanges notamment lors du module 2, est plutôt de bien savoir « quelles informations étudier » pour piloter efficacement. C’est de la réponse à cette question que découle toutes les réflexions sur la mise à disposition des données, la coopération interne (en inter et intra service) et la sanctuarisation de temps pour permettre l’étude de ces informations, seul ou avec le soutien de personnes ressources. C’est une question névralgique que le dispositif de formation permet de travailler.